Dé 5 online tools die ik als virtual assistant dagelijks gebruik

Als virtual assitant werk je volledig online en maak je veelvuldig gebruik van online tools om te kunnen samenwerken met je klant of met je team. Maar je gebruikt deze online tools ook om je werk uit te kunnen voeren. In dit artikel deel ik dé 5 online tools die ik dagelijks in mijn virtual assitant bedrijf gebruik.

Canva

Mijn all-time-go-to online tool voor het maken van visuals is Canva. Dit is een online tool die ik dagelijks gebruik voor mijn virtual assistant business.

(trouwens mijn kinderen gebruiken deze tool ook voor het maken van presentaties voor school)

Ik gebruik deze online tool voor het opmaken van mijn Social Media posts, maar ook om visuals te maken voor de afbeeldingen die worden gebruikt voor de website. De paklijsten en andere documenten uit het onlineprogramma zijn ook in Canva gemaakt.

Je kunt in de gratis versie echt al de mooiste creaties maken, maar de betaalde versie gaat nog een stapje verder.  Je kunt dan gebruik maken van alle stockfoto’s die er in Canva staan, je kunt met een klik op de knop een achtergrond verwijderen, je kunt je Social Media content inplannen en er zijn extra animaties waar je gebruik van kunt maken.

Canva is echt een hele handige tool waar je als online ondernemer bijna niet onderuit kunt.

Afbeeldingen verkleinen met Tinypng

Nog zo’n handige tool waar ik als virtual assistant bijna dagelijks gebruik van maak is Tinypng. Met deze online tool, kun je afbeeldingen comprimeren zonder dat dat ten koste gaat van de kwalliteit.

Als je voor je website bijvoorbeeld foto’s laat maken door een fotograaf, dan krijg je deze in supergrote bestanden. Dat is leuk, maar niet voor je website. Dus nadat je de afmetingen van een afbeelding heb verkleind in Canva, kun je met Tinypng de bestandsgrootte verkleinen.

Trello

Als ik mijn laptop open, dan is de eerste online tool van de dag die ik open Trello.

Je zou Trello kunnen zien als een groot bord waarop je post-its plaats met daarop je to-do’s.
Deze to-do’s kun je indelen in verschillende projecten en/of onderwerpen.

Als ik een website voor een klant bouw, dan maak ik voor deze klant een Trello bord vanuit waar we samenwerken. Elk bord bestaat uit verschillende lijsten en de lijsten bestaan weer uit kaarten. Op die manier heb zijn alle taken per project keurig netjes geordend.

We kunnen dan samen via dit bord communiceren en bijvoorbeeld documenten / afbeeldingen delen.

Hele teams kunnen op deze manier samenwerken vanuit Trello en alle communicatie staat op 1 plek. Deze tool is onmisbaar in jouw virtual assistant bedrijf.

Last pass

Tegenwoordig heb je bijna overal wel een wachtwoord voor nodig en als ik ergens niet goed in ben, dan is het wel in het onthouden van wachtwoorden. Daarbij heb ik mijn eigen wachtwoorden, maar ook die van klanten. Daarom maak ik dagelijks gebruik van een online tool, waarin ik alle wachtwoorden bewaar en alleen een hoofdwachtwoord hoef te onthouden om overal bij te kunnen.

Buiten dat Lastpass een online kluis is, kun je met deze tool ook veilige wachtwoorden creëren, zodat je niet overal 12345 hoeft te gebruiken 😉

Lastpass kun je op 1 aparaat gratis gebruiken, maar wil je op meerdere apparaten kunnen inloggen, dan moet je een betaald account nemen.

Zoom

De kans is groot dat je Zoom minstens een keer gebruikt hebt tijdens een van de lockdowns.

Zoom is dé online tool die ik als virtual assistant gebruik voor al mijn online meetings. Zo heb ik bijvoorbeeld nog nooit een klant in levenden lijve ontmoet; de kennismakingsgesprekken, overleg en ook de afrondingsgesprekken, ik doe het allemaal via Zoom.

Zoom heeft verschillende betaalde abonnementen, maar in de gratis versie kun je al een meeting plannen van maximaal 40 minuten.

Ga jij reizen en zou je onderweg toch willen werken en geld willen verdienen? Lees dan ook dit artikel dat ik schreef over je eigen bedrijf als virtual assistant.